GdPdU-konforme Archivierung von Email
Jede geschäftliche E-Mail kann ein Handelsbrief1 und steuerrelevant sein! Ist Ihre E-Mail schon rechtssicher: Ja oder nein? Bitte prüfen Sie selbst - die Verantwortung liegt beim Geschäftsführer. Speichern Sie E-Mails in unverfälschbarer Form (revisionssicher6)? Bewahren Sie E-Mails die geforderten sechs (HGB2) oder sogar 10 (AO3, 5) Jahre auf? Können Sie jederzeit in allen E-Mails nach Empfänger, Absender oder Schlüsselworten recherchieren? Haben Sie vollen Überblick über die ein- und ausgehenden E-Mails
(Postein-/ausgangsbuch) Stellen Sie dem Betriebsprüfer wirklich nur die verlangten Daten im Z3-Format4 zur Verfügung? Können Sie im Streitfalle beweisen, wann eine E-Mail mit welchem Inhalt gesendet wurde und ob sie auch beim Empfänger ankam? Übrigens: Sie haften persönlich auch für E-Mails, die von Mitarbeitern gelöscht werden7… Wir bieten Ihnen eine Lösung dieser Problematik: Das DSP E-Mail Archiv! Kostengünstig, rechtssicher und zertifiziert – jetzt auch für Firmen ab 1 Postfach. Gern stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung. Quellen: 1 E-Mails sind Handelsbriefe gem. § 257 HGB Abs. 2 (Schriftstücke die ein Handelsgeschäft betreffen) 2 Aufbewahrungfrist für Handelsbriefe § 238 HGB Abs. 4 3 AO § 147 Abs. 1.2 Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, und 1.3 Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 4 AO § 147 Abs. 2 Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. 5 AO § 147 Abs. 3 Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. 6 BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 1. Elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG: Der Originalzustand des übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt neben den Anforderungen nach Abschnitt VIII Buchstabe b) Nr. 2 der GoBS (a.a.O.) insbesondere voraus, dass II. Der Originalzustand der übermittelten ggf. noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein (§ 146 Abs. 4 AO). Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt.
Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
7 KontraG
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