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DSP-Email-Archiv

GdPdU-konforme Archivierung von Email
Jede geschäftliche E-Mail kann ein Handelsbrief1 und steuerrelevant sein!
 
Ist Ihre E-Mail schon rechtssicher: Ja oder nein?
Bitte prüfen Sie selbst - die Verantwortung liegt beim Geschäftsführer.
 
        Speichern Sie E-Mails in unverfälschbarer Form (revisionssicher6)?
        Bewahren Sie E-Mails die geforderten sechs (HGB2) oder sogar 10 (AO3, 5) Jahre auf?
        Können Sie jederzeit in allen E-Mails nach Empfänger, Absender oder Schlüsselworten recherchieren?
        Haben Sie vollen Überblick über die ein- und ausgehenden E-Mails
(Postein-/ausgangsbuch)
        Stellen Sie dem Betriebsprüfer wirklich nur die verlangten Daten im Z3-Format4 zur Verfügung?
        Können Sie im Streitfalle beweisen, wann eine E-Mail mit welchem Inhalt gesendet wurde und ob sie auch beim Empfänger ankam?
 
 
Übrigens: Sie haften persönlich auch für E-Mails, die von Mitarbeitern gelöscht werden7
 
Wir bieten Ihnen eine Lösung dieser Problematik: Das DSP E-Mail Archiv!
Kostengünstig, rechtssicher und zertifiziert – jetzt auch für Firmen ab 1 Postfach.
Gern stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.
 
 
 
Quellen:
1 E-Mails sind Handelsbriefe gem. § 257 HGB Abs. 2 (Schriftstücke die ein Handelsgeschäft betreffen)
2 Aufbewahrungfrist für Handelsbriefe § 238 HGB Abs. 4
3 AO § 147 Abs. 1.2 Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, und 1.3 Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
4 AO § 147 Abs. 2 Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
5 AO § 147 Abs. 3 Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. 
6 BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 1. Elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG: Der Originalzustand des übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt neben den Anforderungen nach Abschnitt VIII Buchstabe b) Nr. 2 der GoBS (a.a.O.) insbesondere voraus, dass II. Der Originalzustand der übermittelten ggf. noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein (§ 146 Abs. 4 AO). Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt.

Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
7 KontraG
 
 



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